Certification - Agence

Une demande complète sera traitée dans les meilleurs délais. Dans certains cas, il peut y avoir un délai de 7 à 10 jours ouvrables. Il est à prévoir qu’une demande présentée en avril, soit pendant la période annuelle du maintien de permis, nécessitera un délai de traitement plus important.

Si votre demande est incomplète, vous recevrez un avis vous indiquant les documents ou informations à nous transmettre, ainsi que le délai dont vous disposez pour le faire. Dans ce cas, votre demande sera traitée uniquement lorsque tous les documents ou toutes les informations seront reçus. Si vous ne complétez pas votre demande dans le délai requis, elle ne sera pas traitée et vous serez remboursé. Notez cependant qu’il est possible que des frais administratifs s’appliquent.

Pour une demande de délivrance de permis d’agence, un délai minimum de 30 jours est requis avant que l’OACIQ puisse donner une réponse. Toutefois, ce délai peut varier selon la complexité du dossier où des vérifications additionnelles sont requises ou dû à un retard, notamment au niveau des démarches entreprises par le futur dirigeant afin de soumettre le Programme de conformité de l’agence.

Pour la majorité des demandes, vous recevrez un courriel confirmant qu’elle a été traitée. Il est également possible de vérifier dans le Registre des titulaires de permis de l’OACIQ ou dans Mon dossier sur synbad.com, selon le type de demande, si les changements sont appliqués.

Il est important de savoir que si vous avez spécifié une date d’effet dans votre demande, le changement est en vigueur lorsqu’il est affiché dans le Registre des titulaires de permis de l’OACIQ. En effet, selon la date et l’heure de réception de votre demande ainsi que le type de demande, il est possible qu’elle ne soit pas traitée exactement à la date souhaitée (par exemple, si votre demande a été reçue en dehors des heures de bureau, si elle est incomplète ou si des vérifications plus approfondies sont nécessaires).

Non, les demandes reçues ne peuvent être traitées rétroactivement. Elles sont traitées dans le délai normal (voir la question 1).

Oui, une demande peut être traitée pour une date ultérieure. Dans ce cas, il est important d’indiquer dans votre demande la date souhaitée, et de nous la transmettre dans un délai raisonnable avant cette date. Par exemple, vous pouvez transmettre le 28 juillet une demande d’exercice des activités pour le compte d’une nouvelle agence applicable à compter du 1^er août.

Nous vous invitons à consulter l’article Demande de délivrance d’un permis d'agence afin de connaître les étapes à suivre pour l’obtention d’un permis d’agence.

Le titulaire d’un permis d’agence peut exercer ses activités de courtage immobilier sous un seul nom (excluant sa version anglaise). Ce nom d’agence doit obligatoirement répondre à plusieurs critères et être conforme à la réglementation. En vertu des devoirs généraux énoncés aux articles 62 et suivants du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, le titulaire d’un permis d’agence ne doit pas choisir un nom qui est susceptible de compromettre l’honneur ou la dignité de la profession ou encore susciter une polémique.

En premier lieu, le nom choisi doit respecter l’article 113 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.

Notamment, il ne doit pas :

• contenir des renseignements pouvant prêter à confusion avec un autre nom, marque de commerce, slogan ou logotype ou induire en erreur, entre autres sur l’étendue des services offerts, la nature et la portée des activités de l’agence, la situation géographique (le permis étant délivré pour le Québec), etc. (ex. : « Agence le contracteur », « Agence les courtiers Canada », « Agence le prêteur immobilier », « Agence Gestion Placements », « Agence Gestion Investissements »);

• laisser entendre qu’il désigne plus d’une agence ou que cette agence n’est pas titulaire d’un permis de l’OACIQ (ex. : « Agence Vendez sans intermédiaire » ou « Agences associées »);

• s’apparenter à une autre profession. Dans un tel cas, vous devrez vérifier auprès de l’ordre professionnel ou de l’organisme de réglementation concerné (ex. : « Agence l’ingénieur du bâtiment », « Agence le Docteur de l’immobilier »);

• laisser croire que l’agence détient un titre de spécialiste (ex. : « Agence les experts du condo ou de l’immobilier »), et ce, même si le nom peut contenir le domaine d’exercice;

• utiliser les termes ou expressions suivants : « spécialisé en », « spécialiste en », « spécialités » ou « spécialisations », car ils sont interdits.  

Enregistrement du nom au REQ

Veuillez noter que l’enregistrement du nom n’est pas du ressort de l’OACIQ. Vous devez entreprendre vous-même les démarches nécessaires pour son enregistrement auprès du Registraire des entreprises, que vous pouvez contacter directement pour connaître les modalités applicables au besoin.  

Notamment, le nom doit respecter les limites imposées par la Loi sur la publicité légale des entreprises (RLRQ, c. P-44.1). Par exemple, il doit être conforme aux dispositions de la Charte de la langue française (RLRQ, c. C-11), il ne doit pas prêter à confusion avec le nom d’une autre entreprise, etc. Pour plus de détails à ce sujet, lire la Ligne directrice – Représentation, sollicitation, promotion et publicité et l’article La déclaration d’immatriculation : parfois une condition à la délivrance d’un permis. 

Pour connaître les étapes à suivre pour l’obtention d’un permis d’agence, nous vous invitons à consulter l'article Demande de délivrance d’un permis d'agence sur synbad.com.

Le titulaire d’un permis d’agence peut être une personne morale ou une société ou une personne physique. Le propriétaire de la personne morale ou l’administrateur de la société n’a pas à être titulaire d’un permis de courtier valide. Toutefois, l’agence doit être dirigée par un titulaire de permis de courtier valide détenant les qualifications pour agir à titre de dirigeant d’agence. Nous vous invitons à consulter le texte suivant : Formation de base obligatoire : devenir dirigeant d’agence ou agir à votre compte pour connaître les étapes à suivre pour obtenir les qualifications de dirigeant d’agence. 

Programme de conformité

Vous devrez aussi prendre connaissance du Programme de conformité du dirigeant d'agence qui a été élaboré dans le but de renforcer l’encadrement du courtage immobilier et de favoriser une culture de conformité chez les titulaires de permis. Le dirigeant d’agence devra s’assurer que tous les administrateurs, courtiers et employés de l’agence agissent conformément aux règlements et respectent le Programme approuvé par le Service de l'inspection.

Pour assurer la protection du public. En effet, cette vérification est nécessaire afin de déterminer si une étude plus approfondie de votre dossier par le comité de délivrance et de maintien des permis (CDMP) est justifiée.

Pour en savoir plus sur le processus de délivrance d’un permis d’agence et le CDMP, nous vous invitons à consulter les articles suivants : 

• Demande de délivrance d'un permis d’agence;
• L’obtention du permis, un privilège assorti de conditions.

Si vous n’en avez jamais informé l’OACIQ, vous devez déclarer tout acte criminel, même ceux pour lesquels la personne morale ou la société est en attente d'une sentence, ou toute infraction pénale ou déontologique pour laquelle la personne morale ou la société a été reconnue coupable ou s’est déclarée coupable, ainsi que toute faillite (cession des biens), que vous soyez ou non libéré de cette faillite, sans égard au temps écoulé depuis cet événement.

Les cessions de biens ou les ordonnances de séquestre prononcées en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (L.R.C. (1985) B-3) doivent être mentionnées. Toutefois, vous n’avez pas à nous informer d’une proposition au consommateur.

Les actes criminels sont des infractions au Code criminel, à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, ou à d’autres lois fédérales prévoyant des infractions criminelles.

Les infractions pénales sont des violations aux lois provinciales et fédérales ou à certains règlements.

Les infractions déontologiques sont des infractions au code de déontologie ou à un règlement régissant la conduite des membres d’un ordre professionnel ou d’un autre type d’organisme chargé de l’encadrement d’une profession ou d’un métier.

S’il y a une réponse positive à l’une des questions de la section « Déclarations » du formulaire de demande de délivrance de permis, le dossier sera analysé afin de déterminer s’il doit faire l’objet d’une étude par le comité de délivrance et de maintien des permis de l’OACIQ (CDMP). Le rôle de ce comité est de déterminer si la protection du public justifie l’imposition d’une des mesures prévues à la loi lorsque la personne qui demande la délivrance d'un permis a déjà vu son permis révoqué, suspendu ou assorti de restrictions ou de conditions par le comité de discipline ou par un organisme du Québec, d’une autre province ou d’un autre État encadrant le courtage immobilier, fait cession de ses biens, fait l'objet d'une ordonnance de séquestre, d'un régime de protection au majeur ou d'une condamnation disciplinaire, pénale ou criminelle. Le cas échéant, suivant l’article 37 de la Loi sur le courtage immobilier, l’OACIQ peut refuser de délivrer un permis ou l’assortir de restrictions ou de conditions.

Il n’est pas toujours évident de savoir si un acte, une infraction ou une faillite valent la peine d’être mentionné. En cas de doute, mieux vaut déclarer une telle information, puisque le permis de l’agence risque d’être révoqué s’il est constaté que cela n’a pas été fait.

Non. Vous devez transmettre une lettre signée au Service de la certification afin de demander la suspension ou la révocation du permis de l’agence, tout en y précisant la date d’entrée en vigueur. La lettre doit être signée par le dirigeant d’agence. Elle peut être numérisée et transmise par courriel.

Pour une suspension ou une révocation en cours d’année, vous devez acquitter les frais reliés au traitement administratif de votre demande en joignant le bordereau de paiement dûment rempli à votre courriel. Dans le cas où vous ne souhaitez pas renouveler le permis de l’agence à la date du maintien annuel, soit le 30 avril, vous pouvez nous en informer d’avance et vous serez retiré des listes de rappel à cette fin. Sachez que le non-paiement des droits exigibles annuels entraînera la révocation du permis d’agence, et par le fait même, la suspension de permis de tous les courtiers exerçant au sein de votre agence.

Si vous envisagez de cesser les activités de l’agence, consultez la section 10 de la Ligne directrice – Délivrance et maintien de permis qui décrit de façon détaillée les étapes à franchir pour une agence.

Pendant la période de suspension ou de révocation, l’agence ne peut effectuer aucune opération de courtage. Pour plus d’information à ce sujet, consultez l’article La suspension ou la révocation d’un permis prohibe le droit de pratique de son titulaire sur synbad.com et l'article Conséquences pour une agence de ne pas respecter ses obligations.

Le permis de l’agence doit être en vigueur en tout temps pendant la période de suspension disciplinaire pour que cette suspension puisse s’appliquer.

La période de suspension commencera 30 jours après la réception de la décision (s’il n’y a pas d’appel) ou à un autre moment déterminé par le comité de discipline ou un autre tribunal. Une fois la période de suspension terminée, vous pourrez demander la levée de cette mesure en payant les frais afférents et en remplissant le formulaire Demande de levée de suspension de permis (PDF).

À l’inverse, si vous ne maintenez pas en vigueur votre permis d’agence durant cette période, alors la suspension commencera ou reprendra, selon le cas, lors de la remise en vigueur de votre permis.

Exemple : Si une décision disciplinaire est prononcée le 15 janvier 2020 prévoyant une période de suspension de 6 mois, cette période deviendra normalement active 30 jours plus tard, à moins d’instructions contraires du comité de discipline, soit le 15 février 2020. Étant donné que la période de suspension chevauchera la date du 30 avril (date de renouvellement annuel des permis), si vous ne payez pas vos droits exigibles reliés au maintien de votre permis, vous serez automatiquement révoqué (sans permis valide) et la suspension ne continuera pas de se calculer durant votre période de révocation de permis. Pour revenir à la pratique, vous devrez :

1) procéder au paiement de vos droits exigibles et remplir les autres conditions pour obtenir la délivrance d’un permis d’agence;

2) continuer et terminer la période de suspension comme stipulé lors de la sanction disciplinaire, et ce, suivant la délivrance de votre permis d’agence;

3) demander la levée de la suspension une fois la période de suspension terminée en remplissant le formulaire conçu à cet effet, et payer les frais afférents.

Si votre permis est révoqué au moment où la décision entre en vigueur, la suspension débutera au moment où vous demanderez la délivrance de votre permis. Vous pourrez alors en demander la levée au terme de la période de suspension. Pour ce faire, vous devrez payer les frais afférents et remplir le formulaire Demande de levée de suspension de permis (PDF).

Exemple : Si une décision disciplinaire est prononcée le 15 janvier 2020 prévoyant une période de suspension de 6 mois, cette période deviendra normalement active 30 jours plus tard, à moins d’instructions contraires du comité de discipline, soit le 15 février 2020. Toutefois, comme votre permis est révoqué pour non-renouvellement depuis le 30 avril 2019, la période de suspension ne débutera que lors de la remise en vigueur de votre permis. Pour revenir à la pratique, vous devrez :

1) procéder au paiement de vos droits exigibles et remplir les autres conditions pour obtenir la délivrance d’un permis d’agence;

2) faire la période de suspension comme stipulé lors de la sanction disciplinaire, et ce, suivant la délivrance de votre permis d’agence;

3) demander la levée de la suspension une fois la période de suspension terminée. Pour ce faire, vous devrez payer les frais afférents et remplir le formulaire Demande de levée de suspension de permis (PDF).

Vous devez remplir et transmettre au Service de la certification une Demande de levée de suspension de permis – Courtier immobilier – Agence immobilière – Personne physique ou une Demande de levée de suspension de permis – Agence immobilière – Personne morale ou société et payer les frais applicables (voir la Liste des frais administratifs).

Le titulaire du permis d’agence doit également se conformer à toute autre obligation, notamment :

• Avoir payé toute somme due à l’OACIQ;
• Avoir régularisé la situation ayant mené à la suspension du permis, le cas échéant;
• Avoir rempli la mise à jour annuelle des renseignements. 

Vous devez suivre les étapes indiquées à la question 5.

En plus de mettre à jour les coordonnées de l’agence, incluant l’adresse de courriel, vous devez aviser sans délai le Service de la certification de tout changement aux informations déjà fournies lors de la demande de délivrance du permis d’agence ou de la dernière mise à jour des renseignements de l’agence. Vous devez notamment nous informer de tout acte criminel ou infraction pénale ou déontologique pour lequel la personne morale ou la société a été reconnue coupable ou s’est déclarée coupable, même celui pour lequel la personne morale ou la société est en attente d'une sentence ainsi que de toute faillite, qu’elle soit libérée ou non de cette faillite.

Le dossier sera ensuite analysé afin de déterminer s’il doit être étudié par le comité de délivrance et de maintien des permis (CDMP). Si la protection du public le justifie, le CDMP pourrait décider d’imposer une des mesures prévues à la loi. Le cas échéant, suivant l’article 38 de la Loi sur le courtage immobilier, l’OACIQ peut suspendre un permis, le révoquer ou l’assortir de restrictions ou de conditions. 

À noter que vous devez aussi, dans les 10 jours où vous en avez connaissance, informer l’OACIQ de toute réclamation en matière de responsabilité professionnelle formulée contre l’agence auprès du FARCIQ. Vous devez également informer l'OACIQ si l’agence formule une déclaration de sinistre auprès du FARCIQ.

Si des changements doivent être apportés au dossier de l’agence, le dirigeant d’agence doit sans délai mettre à jour les renseignements de l’agence en utilisant le lien « Déclarations » dans la section « Informations personnelles » de Mon dossier sur synbad.com, et ce, sans attendre la mise à jour annuelle obligatoire des renseignements.

Consultez l’article En cas de faillite ou de déclaration de culpabilité, informer l'OACIQ est primordial pour plus d’informations.

Si l’OACIQ constate que vous n’avez pas mis à jour un renseignement (ex. : la personne morale ou la société a fait faillite) ou un document (ex. : changement de nom au Registraire des entreprises du Québec) requis par la Loi sur le courtage immobilier ou le Règlement sur les permis de courtier et d’agence, vous serez invité par écrit à le faire dans un délai précis.

Si vous ne répondez pas à cette demande dans le délai demandé, le permis de l’agence sera suspendu,comme indiqué à l’article 16 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence. 

Consultez l'article Conséquences pour une agence de ne pas respecter ses obligations pour plus d'information.

Si la personne morale ou société fait faillite, soit qu’elle ait fait cession de ses biens ou qu’elle soit sous le coup d’une ordonnance de séquestre prononcée en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, vous devez en informer l’OACIQ sans délai, en suivant la marche à suivre indiquée à la question 16, et ce, qu’elle soit libérée ou non de cette faillite. Vous devez également à ce moment remplir et nous transmettre le Formulaire à remplir en cas de faillite (PDF) en incluant tous les documents requis qui y sont indiqués. Pour plus d’information à ce sujet, consulter les questions 15 et 16 ci-dessus.

Vous devez faire une demande d’approbation auprès de l’OACIQ et attendre d’obtenir la réponse officielle avant d’effectuer toutes démarches auprès du Registraire des entreprises (REQ). Pour ce faire, envoyez par courriel au Service de la certification la nouvelle information en prenant soin d’inclure votre nom, votre numéro de permis et le nouveau nom souhaité pour votre agence. Lorsque le nom sera approuvé par l’OACIQ et enregistré au Registraire des entreprises (REQ), vous devrez nous transmettre le formulaire Demande de changement de nom • Agence immobilière (PDF) signé par le dirigeant d’agence, incluant toutes les informations requises pour procéder au changement ainsi que le paiement des frais (voir la Liste des frais administratifs).

Pour connaître les critères à respecter pour le choix du nom d’une agence, consultez la question 6 ci-dessus.

Vous pouvez communiquer avec le Service de la certification par téléphone au 450 462-9800 ou au 1 800 440-7170 ou par courriel à certification@oaciq.com. Notez que l’identité de la personne qui effectue le changement d’adresse sera vérifiée.

Pour ajouter ou fermer un établissement, vous devez nous transmettre un document signé par le dirigeant de l’agence, indiquant le numéro de permis de l’agence, les coordonnées de l’établissement ainsi que la date à laquelle le changement entre en vigueur. Il n’y a pas des frais pour ce type de demande.

Sachez que dès l’ouverture d’un nouvel établissement, au moins un courtier devra y être affecté. Pour affecter un de vos courtiers à ce nouvel établissement, voir la question 22 ci-dessous.

Pour affecter un courtier à un nouvel établissement, vous devez nous transmettre un document signé par le dirigeant de l’agence ou un signataire autorisé, indiquant le nom du courtier, son numéro de permis ainsi que l’adresse de son nouvel établissement. Vous devez acquitter les frais applicables et joindre ce bordereau de paiement dûment rempli. À noter qu’un courtier ne peut être affecté à deux établissements simultanément. À noter qu’un courtier ne peut être affecté à deux établissements simultanément.

Vous n’avez pas à nous informer lorsqu’un courtier travaille dans un bureau temporaire de l’agence, par exemple dans le cadre d’une transaction qui a lieu dans une région autre que l’établissement auquel est affecté ce courtier, ou lors de la mise en place d’un kiosque publicitaire temporaire (bureau satellite).

Vous devez nous transmettre un document signé par le dirigeant de l’agence (ou un signataire autorisé) indiquant le nom du courtier, son numéro de permis ainsi que la date de la cessation d’activités au sein de votre agence. Il n’y a pas de frais pour ce type de demande.

Cet avis mènera à la suspension du permis du courtier. Dans le Registre des titulaires de permis, qui est mis à jour de façon quotidienne, le permis du courtier ne sera plus lié à votre agence et indiquera la date à laquelle son permis a été suspendu.

Si l’entente convenue avec le courtier concerne plutôt une demande de transfert d’agence, ce dernier devra entreprendre toutes les démarches auprès de sa nouvelle agence et nous transmettre le formulaire Exercice des activités pour le compte d’une nouvelle agence immobilière (PDF). Nous vous invitons à lire l’article Avis – changement d'agence ou de statut.

Vous devez remplir et transmettre le formulaire Nomination d'un dirigeant d'agence (PDF)en incluant le paiement des frais applicables et signé par le dirigeant actuel, l’actionnaire majoritaire ou le président de la personne morale ou de la société, ainsi que le nouveau dirigeant d’agence au Service de la certification à l’adresse certification@oaciq.com.

Si le nouveau dirigeant d’agence a les qualifications pour agir à ce titre et remplit l’ensemble des conditions requises, le changement sera effectué et vous recevrez un courriel de confirmation. Voyez tous les détails dans l’article Nomination d’un nouveau dirigeant d’agence : quelles sont les étapes?

Une agence doit être dirigée par un titulaire de permis de courtier détenant les qualifications requises pour agir à titre de dirigeant, comme prévu à l’article 34 du Règlement sur les permis de courtier et d’agence.

Si vous n’avez plus de dirigeant d’agence, vous aurez 60 jours pour nommer un nouveau dirigeant, sans quoi le permis d’agence et ceux de tous les courtiers qui s’y rattachent seront suspendus. Pour nommer un nouveau dirigeant d’agence, veuillez consulter la question 24.

Vous devez remplir et nous retourner le formulaire Autorisation de signature (PDF). Le formulaire doit être signé par la personne autorisée et le dirigeant d’agence. Il n’y a aucuns frais à payer. Veuillez consulter l’article Signataire autorisé au sein d’une agence pour savoir qui peut être désigné à ce titre.

Le nom de cette personne sera ensuite ajouté à la liste des personnes autorisées à signer les formulaires de la Certification pour l’agence, dans le dossier de cette dernière.

Il est important de nous aviser de tout changement aux signataires autorisés pour l’agence en remplissant la section « Retrait d’autorisation » du formulaire Autorisation de signature (PDF).

Vous devez faire la demande à l’OACIQ en remplissant le formulaire Autorisation ou retrait d’un accès à synbad.com à un collaborateur (PDF) et le transmettre par courriel à l’adresse certification@oaciq.com. Il est important de nous aviser de tout changement lorsqu’un collaborateur quitte votre agence en remplissant le même formulaire. Veuillez consulter l’article Attribution d’accès à synbad.com pour un collaborateur d'agence pour plus d’informations.

Non. Le Règlement sur les permis de courtier et d’agence prévoit notamment que, pour être qualifié à titre de dirigeant d’agence immobilière, la personne ne doit pas être titulaire d’un permis de courtier immobilier suspendu ni assorti de restrictions ou de conditions. Si le CDMP impose de conditions ou de restrictions à votre permis, vous ne pourrez pas agir comme dirigeant d’agence immobilière pendant la durée desdites conditions ou restrictions.

Pour plus d’informations, consultez la page sur le comité de délivrance et de maintien des permis.