La délégation de l’établissement et du maintien d’un compte en fidéicommis d’une agence à une autre : qu’est-ce que ça implique?
Une agence peut déléguer à une seule autre agence l’établissement et le maintien d’un compte en fidéicommis. L’agence qui délègue cette responsabilité n’a pas à ouvrir elle-même de compte en fidéicommis. L’agence à laquelle est confiée cette responsabilité fera pour sa part la gestion de ses propres acomptes et des acomptes de l’agence qui lui a délégué le maintien de son compte en fidéicommis dans un seul compte.
Une agence qui désire déléguer le maintien d’un compte en fidéicommis doit tout d’abord s’assurer d’avoir reçu le consentement de l’agence à laquelle sera confiée cette responsabilité. Après avoir reçu cet accord, l’agence qui délègue devra faire parvenir à l’OACIQ l'avis Fidéicommis – Avis de délégation et déclaration d’exemptions dûment rempli.
Il est important de rappeler que l’agence qui a délégué ses obligations ainsi que les courtiers qui agissent pour elle demeurent responsables, avec l’agence à laquelle a été confiée cette responsabilité, des obligations liées à la gestion du compte en fidéicommis.
Il est souhaitable que dès le début les deux agences conviennent entre elles, par écrit, des procédures à suivre dans le cadre de la réception et du dépôt d’un acompte ou d’une avance de rétribution ou de déboursés, de l’émission de reçu ou d’un chèque refusé. Ces procédures pourront inclure aussi le fait que toute communication entre les deux agences se fasse par écrit afin d’éviter toute ambiguïté.
L’agence qui reçoit cette délégation ne maintiendra qu’un seul compte général en fidéicommis. Tous les acomptes et avances des deux agences y seront versés. Par ailleurs, nous recommandons que cette agence maintienne de façon distincte des siens, des livrets de reçus, des livrets de bordereaux de dépôts et des registres comptables bien identifiés au nom de l’agence qui lui a délégué cette responsabilité.
L’agence qui reçoit cette délégation doit savoir qu’elle pourrait devoir rendre des comptes à l’agence qui lui a délégué cette responsabilité. Cette dernière, quant à elle, pourrait devoir lui verser des honoraires de gestion.
Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec le Service d’inspection de l’OACIQ en composant le 450 462-9800 ou le 1 800 440-7170, poste 8476.
