Promesse de transaction refusée • Un rappel des obligations du courtier et de l’agence

Lorsqu’une promesse de transaction a été refusée ou lorsqu’elle est devenue nulle et non avenue parce que demeurée sans réponse, plusieurs courtiers ont la fâcheuse habitude de ne pas rapporter la promesse d’achat et autres documents de transaction à l’agence, commettant par le fait même une infraction à la Loi sur le courtage immobilier.

En raison des signatures apposées sur les promesses de transaction, il est important de ne jamais détruire ces documents. Cette obligation est d’autant plus importante lorsqu’il s’agit de promesses de transaction simultanées, car vous pourriez avoir à démontrer l’existence de ces autres promesses si le dossier faisait l’objet d’une demande au service d’assistance ou au syndic à la suite d’une plainte de la part d’une des parties. Et, à l’instar de tous les autres dossiers et registres de courtage, l’agence a l’obligation de les conserver pendant une période de six ans.

Il importe donc de rappeler qu’en vertu de la réglementation actuelle, tout comme c’était le cas par le passé, les courtiers ont l’obligation de remettre SANS DÉLAI à leur agence tous les documents complétés dans l’exercice de leurs fonctions, qu’il y ait transaction ou non. C’est le respect de cette obligation qui permet à l’agence de remplir ses obligations pour la tenue des dossiers et registres.

Comment l’agence doit-elle disposer des promesses de transactions refusées ou non répondues?
Lorsque l’objet de la transaction est une inscription de l’agence, les promesses de transaction refusées seront versées dans le dossier de contrat de courtage.

Lorsque l’objet de la transaction n’est pas une inscription de l’agence, les promesses de transaction refusées ou demeurées sans réponse seront alors conservées par l’agence dans un seul et même dossier, intitulé « Dossier des promesses de transaction refusées ou non acceptées ». Nul besoin, cependant, que ces promesses de transactions sans effet soient consignées dans le registre des transactions de l’agence, puisqu’il n’y a pas eu d’entente entre les parties.

Le « Dossier des promesses d’achat refusées ou non acceptées » ne devrait contenir aucune promesse de transaction acceptée, devenue nulle et non avenue par la suite (par exemple : pour non réalisation de certaines conditions dans les délais prévus, prêt hypothécaire refusé, etc.). Une promesse de transaction acceptée nécessite en soi l’ouverture d’un dossier de transaction ainsi qu’une entrée au registre des transactions, et ce, dès l’acceptation de la promesse.

Tout comme elles ont l’obligation de tenir leurs propres dossiers et registres, les agences sous-franchisées devront également avoir leur propre « Dossier des promesses de transaction refusées ou non acceptées », tenu séparément de celui de l’agence franchisée.

Une obligation qui vaut pour tous!
Évidemment, ces consignes ne concernent pas uniquement les courtiers qui agissent en courtage résidentiel, mais aussi ceux qui agissent en courtage commercial. En courtage commercial, les promesses de location refusées (ou autres) doivent également être remises à vos agences respectives et elles seront traitées telles qu’elles ont été énoncées précédemment. En courtage immobilier, que ce soit en résidentiel ou en commercial, tous les documents ont leur importance!

Des vérifications sont faites lors des visites d’inspection afin de s’assurer que la procédure est respectée par les courtiers et les agences. Le sujet est également traité lors de la formation sur La tenue des dossiers et registres offerte régulièrement par l’OACIQ.