Réception d’un acompte effectué par virement électronique

Il est de plus en plus fréquent que les acomptes liés aux transactions immobilières - qu’elles soient résidentielles ou commerciales - s’effectuent par virement électronique. Voici comment procéder dans de tels cas. Tout d’abord, il est primordial de consigner à la proposition de transaction (promesse d’achat ou de location) que l’acompte sera effectué par virement électronique.

En matière résidentielle

La clause 4.3 du formulaire obligatoire Promesse d’achat (PA) (PDF) prévoit que l’acompte peut, parmi d’autres options, être versé au moyen d’un virement électronique.

Pour les autres types de transactions

En absence d’une clause spécifique dans un formulaire, vous devez vous assurer que les termes et conditions liés à la réception et à la gestion de l’acompte seront correctement indiqués à la proposition de transaction (location ou autre) en prévoyant une clause à cet effet au contrat. Dans tous les cas, afin d’éviter des ambiguïtés, nous vous proposons la marche à suivre suivante :

Effectuer un suivi rigoureux

Vous devez obtenir de l’agence ou du courtier fiduciaire (généralement l’agence du courtier du vendeur ou de votre agence si vous êtes le courtier de l’acheteur, dans le cas où votre agence serait fiduciaire tel que prévu à la clause 4.3 de la promesse d’achat) le numéro de compte en fidéicommis, afin de transmettre cette information à votre client déposant (l’acheteur).

Les courtiers et agences impliqués dans la transaction devront collaborer entre eux afin de s’assurer du respect de la clause visant l’acompte. En fait, la même vigilance que dans le cas d’un chèque est requise avec les mêmes démarches et conséquences pour les parties à la transaction.

L’agence ou le courtier fiduciaire devra effectuer une vérification quotidienne de son compte en fidéicommis pour s’assurer de la réception de la somme.

Documenter le dossier

À titre d’agence ou de courtier fiduciaire, vous devez :

• obtenir une confirmation écrite du virement auprès de votre institution financière. Une copie de cette confirmation doit être conservée au dossier de la transaction. Une bonne pratique serait de conserver une copie supplémentaire qui pourrait être attachée à votre livret de dépôt, où seront inscrits le nom du déposant et le numéro de transaction ou l’adresse;
• délivrer un reçu au nom du déposant pour le montant viré et lui faire parvenir l’original;
• conserver une copie du reçu que vous avez remis au dossier de la transaction;
• procéder aux écritures comptables dans le registre comptable du compte en fidéicommis.

En résumé, il est tout à fait possible de gérer les acomptes par virement électronique. Il s’agit simplement de prévoir la situation, de s’assurer que les documents de transactions reflètent bien l’opération projetée et d’en faire le suivi. Pour toute question relative à la gestion des acomptes par virement électronique, communiquez avec Info OACIQ.

SWIFT

Les banques ont mis au point une procédure sécurisée de transfert électronique des ordres de virement appelée SWIFT : « Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications ». Puisqu’elle est instantanée, la procédure de virement permet de vérifier la disponibilité des fonds au compte du client acheteur (le déposant) avant que le transfert ne soit effectué au compte en fidéicommis de l’agence ou du courtier fiduciaire. Pour plus de renseignements sur les standards SWIFT, veuillez consulter le site suivant : swift.com.