Signature électronique ou numérique: conditions pour une transaction sécuritaire

L’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a la responsabilité d’appliquer la Loi sur le courtage immobilier et sa réglementation. Sa mission est de protéger le public. À cet effet, l’OACIQ a développé un processus d’accréditation des systèmes de signature électronique ou numérique. Ce processus est basé sur des spécifications techniques requises pour que l’utilisation de signatures électroniques ou numériques dans le cadre de transactions immobilières soit faite de façon sécuritaire.

Voici les spécifications techniques requises établies par l’OACIQ :

Système de signature électronique ou numérique: spécifications techniques requises

Nous vous rappelons qu’il est fortement recommandé que vous fassiez affaire avec un des fournisseurs accrédités par l'Organisme. Pour voir la liste des solutions accréditées, consultez l’article suivant : La signature électronique est-elle sécuritaire? Oui!

Que vise cette accréditation?

Lorsqu’une entreprise vous confirme que son système de signature électronique ou numérique est accrédité par l’OACIQ, cela veut dire que la version analysée de son système répond au cadre normatif et aux spécifications techniques élaborés par l’OACIQ. L’accréditation a une portée définie et comporte certaines limitations qu’il est intéressant de connaître.

Nous reproduisons donc ci-dessous la portée et les limitations d’une accréditation d’un système de signature électronique ou numérique octroyée par l’OACIQ :

Portée et limitations d’une accréditation d’un système de signature électronique ou numérique

Cette accréditation porte sur le respect des spécifications techniques établies par l’OACIQ. Il est entendu que toute modification ultérieure apportée à un système de signature électronique ou numérique accrédité sans analyse préalable de l’OACIQ et pouvant avoir un impact sur le respect des spécifications techniques établies par l’OACIQ aura comme effet de mettre un terme à cette accréditation.

Une accréditation ne constitue pas une confirmation que l’utilisation d’un système de signature électronique ou numérique accrédité garantit à l’utilisateur le respect des obligations qui lui incombent en vertu de l’ensemble des lois et règlements applicables à ses activités. À titre d’exemple, dans la mesure où les technologies de l’information et la protection des renseignements personnels sont des domaines faisant intervenir la compétence d’autres organismes, il est entendu qu’une accréditation ne constitue pas une confirmation qu’un système de signature électronique ou numérique accrédité répond aux exigences de ces organismes ou des lois qui régissent ces domaines.

La validité d’une accréditation n’est pas limitée dans le temps. Toutefois :

• L’OACIQ se réserve le droit de révoquer en tout temps une accréditation accordée s’il est d’avis que la protection du public ou le respect des obligations légales applicables aux courtiers et aux agences sont compromis, ou pour tout autre motif le justifiant. Il en est de même dans le cas où le système accrédité devient non conforme aux normes établies ou à toute nouvelle norme rendue nécessaire notamment par l’évolution des technologies ou des pratiques professionnelles.
• L’OACIQ se réserve le droit de révoquer en tout temps une accréditation accordée s’il était d’avis que le système de signature électronique ou numérique, son utilisation ou les services de gestion offerts par le fournisseur du système contreviennent aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements ou de technologies de l’information, incluant notamment, mais sans s’y limiter, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1, ou la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, L.R.Q., c. C-1.1.
• L’OACIQ se réserve le droit de requérir de temps à autre et auprès de quiconque, dont les utilisateurs des systèmes accrédités, des renseignements et documents nécessaires au maintien de l’accréditation.
• L’accréditation porte uniquement sur le système de signature électronique ou numérique et ne vise pas l’entreprise ayant fait la demande d’accréditation ni les autres services, produits ou activités de celle-ci. Toute représentation fausse, trompeuse ou incomplète à cet égard entrainera le retrait de cette accréditation.
• L’OACIQ se réserve également le droit de cesser son programme d’accréditation en tout temps par un simple avis et d’en informer toute personne.

L’OACIQ se réserve le droit de publier la portée et les limitations de l’accréditation qui font d’ailleurs partie intégrante de celle-ci. Il pourra aussi publier la liste des systèmes accrédités et informer toute personne par tout moyen, dont son site Web, de l’accréditation ou du retrait d’une accréditation.

L’OACIQ accorde au détenteur d’une accréditation le droit d'utiliser l’expression complète suivante : « Système de signature électronique ou numérique accrédité par l’OACIQ », accompagnée ou non du logo de l’OACIQ. Le cas échéant, l’utilisation du logo doit respecter les critères établis par l'Organisme.

Critères d’utilisation du logo de l’OACIQ

Pour faire valider un système de signature électronique ou numérique, le formulaire suivant doit être rempli.

Demande d'accréditation d'un système de signature électronique ou numérique

Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec Pascale Montpetit, par courriel à pmontpetit@oaciq.com ou par téléphone au 450 462-9800 ou au 1 800 440-7170, poste 8332.