Sujets d'intérêt pour les DA
Quelles sont les règles qui entourent la gestion électronique des documents (GED)?
Si vos dossiers et documents sont conservés dans votre ordinateur ou sur un serveur, ou si vous avez dans votre établissement un logiciel spécifique pour gérer vos dossiers de transactions et vos dossiers administratifs, vous faites ce qu’on appelle de la gestion électronique des documents (GED).
De plus en plus répandue dans les agences, la GED offre plusieurs avantages, dont
- la centralisation des documents, permettant ainsi :
- un accès rapide, simultané et à distance;
- une gestion et un suivi des dossiers facilités
- une sécurité renforcée des documents, par
- la possibilité de les récupérer lors d’un sinistre ou d’une déficience du système, lorsque des copies de sécurité sont effectuées,
- le contrôle des accès aux documents, selon le rôle de chacun;
- une économie sur les coûts d’espace de bureau et d’entreposage.
C'est à l'agence de décider si elle permet que les documents soient conservés de façon électronique, et au dirigeant d'agence d'encadrer les courtiers pour s'assurer que les dossiers et registres sont tenus, conservés, utilisés et détruits en toute conformité.
Bien implantée et bien administrée, la GED offre plusieurs avantages, mais peut rapidement devenir problématique si certains principes de base ne sont pas respectés. À ce sujet, l'OACIQ a publié deux documents de référence destinés aux agences et courtiers à leur compte qui souhaitent implanter la gestion électronique des documents :
Intégrité : État d'un document qui, lors de son traitement, de sa conversation ou de sa transmission, ne subit aucune altération ou destruction volontaire ou accidentelle, et conserve un format permettant son utilisation.
Disponibilité : Propriété selon laquelle l’information doit être accessible en temps voulu et de la manière requise par les personnes autorisées.
Confidentialité : Fait de s'assurer que l'information n'est accessible qu'à ceux dont l'accès est autorisé.
Définitions inspirées de l’Office québécois de la langue française Fiche=8355558
Les systèmes accrédités par l’OACIQ répondent aux spécifications techniques et ainsi à certaines exigences de la Loi sur le courtage immobilier et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI). Au 12 juin 2018, sept firmes ont obtenu une accréditation. Il s’agit de :
- eZmax
- Nexone
- Prospects
- Docem
- doQtek/immo
- GIMMI Web
- TransactionDesk
En vigueur au Québec depuis le 1er novembre 2001, la LCCJTI a donné une reconnaissance juridique à l'utilisation des documents technologiques dans les affaires courantes. Ces documents ont maintenant une valeur probante aussi grande que le support papier traditionnel. La LCCJTI vise à encadrer les pratiques et poser les règles à suivre pour s’assurer que les documents technologiques conservent cette valeur probante tout au long de leur cycle de vie.
L'agence peut utiliser le système de GED qu'elle souhaite. Si un système de GED non accrédité est utilisé, le dirigeant d'agence doit s'assurer qu'il répond aux spécifications techniques émises par l'OACIQ.
RÔLES ET PRATIQUES DU DIRIGEANT D’AGENCE
Peu importe le système utilisé, le dirigeant est responsable d’établir les politiques, procédures et directives relatives au système de GED applicables au sein de son agence. Ces règles doivent respecter les principes fondamentaux permettant d’assurer la sécurité de l’information, soit l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité. Elles doivent également respecter les exigences de la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements, ainsi que toute autre exigence légale à laquelle les courtiers sont soumis dans leur pratique, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
- Fournir le soutien, la supervision et les outils nécessaires pour que le système soit utilisé de façon conforme et uniforme;
- S’assurer que les dispositions du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences en matière de tenue, de conservation, d’utilisation et de destruction des registres et dossiers sont respectées;
- Établir et gérer les accès au système et aux documents, en fonction des rôles des employés;
- Lorsque des documents sont numérisés :
- Mettre en place une procédure de numérisation assurant que les dossiers sont complets en tout temps,
- Constituer ou conserver la documentation du processus de numérisation,
- Mettre en place des mécanismes de contrôle de qualité,
- Déterminer les délais de conservation des documents sources;
- Mettre en place des règles de classement et de nommage des documents;
- Déterminer les délais de conservation des documents électroniques, conformément à la LCI;
- Mettre en place une procédure de destruction pour s’assurer de préserver la confidentialité des documents;
- Appliquer le programme de conformité, notamment en ce qui concerne la vérification des dossiers de l’agence et des dossiers tenus électroniquement.
