Sujets d'intérêt pour les DA
Quelles sont les règles qui entourent la signature électronique?
Les types de signatures
Signature manuscrite
Écrite à la main sur un papier.
Signature électronique manuscrite
Signature à la main sur un appareil électronique qui capte la signature ainsi que ses caractéristiques, comme le temps d’exécution et la pression propres à chaque segment de la signature.
Signature numérisée
Signature manuscrite numérisée et sauvegardée sur un ordinateur, copiée ensuite sur un document électronique. Se voit souvent sur les documents transmis par télécopieur ou par courrier électronique.
Signature électronique
Symbole électronique représentant le consentement d’une personne aux termes d’un document.
- On confirme le destinataire d’un message par mot de passe, SMS, questions personnelles.
- Effectuée grâce à l’apposition d’un symbole électronique à des endroits prédéterminés d’un document (PDF).
- Le document est encrypté et scellé.
Processus d’accréditation de systèmes de signature électronique
Un processus d’accréditation est en place à l’OACIQ, afin que l’utilisation de signatures électroniques dans le cadre de transactions immobilières soit faite de façon sécuritaire.
Voici la liste des solutions accréditées par l’OACIQ à ce jour :
- e-Z-Sign, de la firme e-Z-max
- Authentisign®, de la firme Instanet Solutions [site en anglais seulement]
- NexOne Sign, de la firme Nexone Corporation
Règles à suivre pour utiliser la signature électronique
Le courtier devra obtenir l’autorisation de son dirigeant d’agence. Le dirigeant d’agence pourrait établir certaines directives quant à l’utilisation d’un système de signature électronique par les courtiers agissant au nom de l’agence dont il est responsable.
Le courtier qui optera pour la signature électronique devra évaluer si celle-ci est appropriée pour chaque situation.
Le fait de faire signer un document ou un formulaire par un processus de signature électronique ne dégage pas le courtier de ses obligations déontologiques, notamment :
- informer et conseiller ses clients sur le contenu du document qu’il leur fait signer;
- acheminer sans délai à son agence tous les documents requis dans le cadre du maintien des dossiers, livres et registres. Dans le cas où l’agence ne conserve pas ses documents de façon électronique, mais sur support papier, le courtier devra fournir une copie papier du document signé électroniquement (avec le certificat d’authenticité de la signature). Mais puisqu’il y a alors un changement de support (électronique à papier), ce document ne demeure qu’une copie. Si on souhaite détruire le document source (électronique) et assurer la valeur juridique du document papier, il faut alors conserver le document original électronique ou documenter le transfert de support. Si cette documentation est inexistante, il faudra conserver le document électronique, car il est l’original;
- remettre un double du contrat de courtage au client (en résidentiel);
- vérifier l’identité du client ou de la partie non représentée même s’il ou elle est à distance.
Le courtier qui utilise une solution de signature électronique afin de faire signer un document ou un formulaire pourra le faire de différentes façons. Un document ou un formulaire peut être signé par toutes les parties de façon électronique, ou encore par un processus mixte.
Le processus mixte
Un processus mixte signifie qu’une des parties signera le document de façon manuscrite sur un formulaire papier, et que l’autre partie le signera par un processus de signature électronique.
Dans le cadre d’un processus mixte, le courtier devra numériser le document signé de façon manuscrite en respectant les règles entourant la gestion électronique des documents, c’est-à-dire en documentant ce processus avant de le transmettre à l’autre partie qui le signera de façon électronique.
À l’inverse, pour le faire signer de façon manuscrite par l’autre partie, le courtier devra imprimer le document signé de façon électronique. Le document électronique sur lequel figure la signature originale devra être conservé en plus d’une copie sur laquelle se retrouvera la signature manuscrite du deuxième signataire. Il y aura donc deux documents au dossier pour constituer le contrat.
Dans certains cas, le processus de signature électronique pourra être intégré aux formulaires électroniques de l’OACIQ par Centris-InstanetForms, par le biais d’un système de gestion électronique de documents (GED) ou, tout simplement, en téléchargeant un formulaire préalablement enregistré.
Gestion documentaire à la suite de la signature électronique
Une fois le processus de signature électronique terminé, le courtier devra acheminer le document signé par toutes les parties, ainsi que le certificat d’authentification, à son agence responsable du maintien des dossiers, livres et registres.
Le résultat électronique obtenu pourra être inséré dans la solution GED de l’agence si celle-ci utilise un système de gestion électronique des documents.
Dans le cas d’une agence ne possédant pas un système de gestion électronique des documents, ceux-ci devront être imprimés pour ensuite être insérés dans le dossier physique de l’agence. Les dossiers papier devront également contenir les indications concernant l’emplacement des documents électroniques qui ne pourront être détruits avant l’échéance prévue par la Loi, soit 6 ans. Dans ce contexte, une mise en garde s’impose et vous devez prévoir des sauvegardes adéquates pour préserver ces fichiers et les identifier clairement.
Dates et heures
Les dates et heures inscrites sur les documents ou leur certificat d’authentification peuvent être établies en fonction du temps moyen de Greenwich (en anglais Greenwich Mean Time ou GMT) ou selon un autre fuseau horaire. Au Québec, le temps local est établi en heure normale de l’Est ou en heure avancée de l’Est, le cas échéant (en anglais Eastern Standard Time - EST, ou Eastern Daylight Time - EDT).
Ceci pourrait nécessiter une gestion supplémentaire des signatures, afin de s’assurer notamment que le délai d’acceptation d’une promesse d’achat (PA) ou d’une contre- proposition soit respecté pour établir le lien juridique entre les parties. Par exemple, une promesse d’achat qui serait acceptée et signée par un vendeur à 10 h 00 le 2 octobre 2021, heure normale de l’Est, pourrait se lire sur la promesse d’achat ou le certificat d’authentification, 14 h 00 GMT, 2 octobre 2021.
Pour s’assurer de la date et de l’heure locale de la signature d’un document ou formulaire signé par un processus de signature électronique, consulter le site Internet Greenwich Mean Time.
Délai d’acceptation à indiquer dans la promesse d’achat (PA)
Est-ce qu’il s’agit de l’heure locale où la promesse d’achat a été rédigée, ou celle où la PA sera acheminée?
Les formulaires indiquent que les lois du Québec sont applicables. Cela permet de penser alors qu’on se rapporte au fuseau horaire du Québec.
En cas de doute, ou pour éviter la confusion, lorsque de multiples fuseaux horaires sont impliqués dans une PA (par exemple, celui du Québec pour la clause 14 et la signature de la première partie, celui de la Californie pour le lieu où l’autre partie se situe et celui indiqué lors de la signature électronique, soit GMT aux fins de notre exemple), une bonne pratique serait d’indiquer de quel fuseau horaire il est question à même la PA.
RÔLES ET PRATIQUES DU DIRIGEANT D’AGENCE
Le dirigeant d’agence pourrait imposer des restrictions quant à l’utilisation d’un système de signature électronique par les courtiers agissant au sein de l’agence qu’il dirige (circonstances où il est permis de l’utiliser, obligation d’informer le client du contenu du document qu’il s’apprête à signer et du processus qui s’ensuit, transmission des documents à l’agence, etc.).
Recommander d'utiliser un système de signature électronique ou numérique accrédité par l'OACIQ.
L'utilisation d'un système non accrédité est déconseillée, car elle expose une agence, un courtier ainsi que les clients, à plusieurs risques, entre autres :
- que la signature apposée électroniquement sur un document soit considérée non valable, mettant ainsi en péril l’entente intervenue;
- que les renseignements personnels des parties à une transaction ne soient pas protégés;
- que vous soyez dans l’impossibilité de récupérer certaines données auprès du fournisseur de services;
- que l’OACIQ soit dans l’impossibilité d’intervenir en cas de problème, n’ayant pas d’entente avec le fournisseur.
S’assurer que les processus sont suivis et compris par les utilisateurs.
