10. Cessation d’activités d’une agence immobilière ou d’un courtier agissant à son compte
10.1 Cessation d'activités d'une agence immobilière ou d'un courtier agissant à son compte
10.2 Cessation d'activités d'une agence immobilière et droit à la rétribution
10.1 Cessation d'activités d'une agence immobilière ou d'un courtier agissant à son compte
La cessation des activités se planifie et s’effectue par étapes afin de s’assurer de la protection du public. Les clients doivent notamment être avisés de la situation et des choix qu’ils doivent faire.
L’agence ou le courtier à son compte doit synchroniser, dans la mesure du possible, la cessation de ses activités avec la fin des transactions en cours. Il est préférable, par exemple, d’attendre que les conditions des transactions en cours soient réalisées et que toutes les sommes déposées dans les comptes en fidéicommis soient encaissées avant de cesser les activités.
Dans l’éventualité où des dossiers ne sont pas finalisés, ils doivent obligatoirement être traités par un titulaire ayant un permis valide.
Comme il continuera d’exercer en courtage immobilier, il pourra offrir aux clients la possibilité de continuer à faire affaire avec lui.
Il devra s’entendre avec une agence ou un autre courtier à son compte pour la prise en charge des dossiers et des registres autres que ceux relatifs à sa comptabilité, pour une période de six ans à compter de leur fermeture définitive. Le courtier agissant en agence n’est pas autorisé à conserver les dossiers et les registres d’un courtier agissant à son compte1.
1 Article 19 du Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences.
Responsabilité de l’agence ou du courtier agissant à son compte
Dans le cadre d’une cessation d’activités, l’agence ou le courtier à son compte aura à :
- identifier les contrats de courtage en vigueur, ce qui inclut tous les cas de co-inscription, et transmettre un avis écrit aux clients les informant de la date de cessation des activités et expliquant les choix qui s’offrent à eux.
L’OACIQ a conçu des avis types adaptés aux différents scénarios possibles qui incluent une section réponse du contractant.
- identifier les propositions de transactions acceptées (vente et location) afin de déterminer ce qui peut se finaliser avant la cessation des activités et ce qui ne pourra pas l’être :
- les transactions dont les conditions ont été réalisées et qui seront notariées avant ou après la date de cessation des activités;
- les transactions dont les conditions n’ont pas encore été réalisées et qui pourraient être notariées avant la date de cessation des activités;
- les transactions dont les conditions n’ont pas encore été réalisées et dont la date prévue pour la signature de l’acte notarié serait postérieure à la date de cessation des activités;
- les transactions de location qui pourraient faire l’objet d’un renouvellement de bail.
- identifier les dossiers ayant fait l’objet d’un référencement de client à un autre titulaire, à un prêteur hypothécaire ou autres pour lesquels l’agence ou le courtier à son compte a une entente de rétribution et n’a pas encore été rétribué.
- identifier les rétributions à recevoir et à payer.
- s’entendre avec une agence ou un courtier agissant à son compte pour la prise en charge des dossiers et des registres autres que ceux relatifs à la comptabilité, pour une période de six ans à compter de la fermeture définitive des activités.
- procéder à une conciliation bancaire des comptes en fidéicommis (général et spéciaux) avant d’effectuer quelque remboursement ou transfert que ce soit.
- pour une agence, déterminer avec chacun des courtiers de l’agence, le cas échéant, et pour chacun des dossiers ci-dessus mentionnés, la bonne marche à suivre.
- identifier les avances de rétribution ou de déboursés prévues à un contrat de courtage et dont la somme (ou ce qu’il en reste) est toujours dans le compte en fidéicommis.
Il faut également identifier les sommes qui devront être transférées au nouveau fiduciaire lorsqu’un client a choisi de suivre le courtier.
- identifier les sommes représentant des acomptes, dépôts de sécurité ou autres prévues aux propositions de transaction et qui sont toujours dans le compte en fidéicommis.
Plus précisément, il faut identifier les dossiers de transaction qui se finaliseront après la cessation des activités. Les sommes devront être transférées à un autre fiduciaire.
- identifier les sommes détenues dans des comptes spéciaux en fidéicommis.
- identifier les placements qui viendront à échéance à une date postérieure à la date de cessation des activités de l’agence. Ces placements devront nécessairement être encaissés avant l’échéance.
Une fois les sommes identifiées, l’agence ou le courtier agissant à son compte devra :
- obtenir le consentement écrit des parties autorisant le changement de fiduciaire.
- le cas échéant, obtenir par écrit toute autre modification des ententes entre les parties.
- Obtenir le consentement écrit du nouveau fiduciaire titulaire de permis pour le transfert des sommes.
- transférer les placements des comptes spéciaux au compte général en fidéicommis et rembourser le montant des intérêts aux déposants.
- rembourser aux clients les sommes détenues en fidéicommis à titre d’avance de rétribution et de déboursés, et ce, dès la résiliation du contrat de courtage.
- procéder au transfert (par virement électronique, chèque, lettre de change ou bordereau de transfert) des sommes du compte général en fidéicommis vers les nouveaux fiduciaires ou autres, en respect des ententes et des modifications apportées.
- Les nouveaux fiduciaires ont besoin d’une copie des dossiers auxquels les sommes transférées sont associées afin de pouvoir en effectuer une gestion adéquate.
- respecter toutes les obligations en matière de tenue des dossiers et des registres, notamment en procédant aux écritures dans le registre des opérations en fidéicommis et en conservant toutes les pièces justificatives aux dossiers.
- effectuer la conciliation des comptes en fidéicommis une fois que les soldes sont à zéro.
Une fois ces étapes franchies et que l’agence ou le courtier à son compte est prêt à cesser ses activités et à procéder à la fermeture, il faut aviser par écrit le Service de la certification de la date de la révocation de son permis et payer les frais afférents dans la section « frais administratifs » de cette page.
Une fois le permis de l’agence ou du courtier à son compte révoqué, il faudra :
- procéder à la fermeture du compte général en fidéicommis;
- produire le rapport des opérations en fidéicommis de l’année en cours avec une date de fin de période correspondant à la date de fermeture du compte;
- remettre sans délai les dossiers et les registres à l’agence ou au courtier agissant à son compte qui a accepté leur prise en charge;
- remplir le formulaire Déclaration obligatoire • Cessation d’activités d’une agence immobilière ou d’un courtier immobilier agissant à son compte (PDF);
- transmettre au Service d’inspection de l’OACIQ les documents suivants :
- le rapport des opérations en fidéicommis de l’année en cours, accompagné du registre des opérations en fidéicommis, des relevés bancaires de la période et du document de l’institution financière confirmant la fermeture du compte en fidéicommis;
- le rapport des opérations en fidéicommis, le registre des opérations en fidéicommis et les relevés bancaires de l’année précédente, si ces documents n’ont pas déjà été transmis;
- le registre des avis de divulgation de l’année en cours;
- le registre des avis de divulgation de l’année précédente, si celui-ci n’a pas déjà été transmis;
- Le formulaire Déclaration obligatoire • Cessation d'activités d'une agence immobilière ou d'un courtier immobilier agissant à son compte (PDF).
Conservation des dossiers à la suite d’une cessation d’activités
L’obligation de la conservation des dossiers et des registres revient à un titulaire de permis détenant un permis d’agence ou de courtier agissant à son compte.
Les dossiers et les registres doivent être conservés pour une période de 6 ans, à compter de la date de cessation des activités.
L’Organisme doit savoir en tout temps où sont conservés les dossiers et les registres et doit être informé de tout changement du lieu de conservation, et ce, tout au long de la période de conservation prévue par règlement.
ATTENTION!
Lorsqu’il cesse ses activités, le titulaire de permis qui a reçu les dossiers et les registres d’un autre titulaire quand ce dernier a quitté la profession, doit s’assurer de transmettre non seulement ses propres dossiers et registres à un courtier à son compte ou à une agence, mais également les dossiers et les registres dont il a reçu la garde, ceci lorsque la période de conservation prescrite à la réglementation (au moins 6 ans, sauf s’ils constituent un élément de preuve dans le cadre d’une poursuite civile, disciplinaire, pénale ou criminelle) n’est pas terminée.
Le courtier ou l’agence qui reçoit ainsi des registres et des dossiers d’un autre titulaire doit :
- respecter les mêmes obligations quant à la conservation, l’utilisation et la destruction des dossiers et des registres reçus qu’à l’égard des siens;
- dans les 30 jours suivant la date de leur réception, en aviser par écrit l’Organisme.
10.2 Cessation d'activités d'une agence immobilière et droit à la rétribution
Lorsqu’un permis d’agence immobilière est suspendu ou révoqué, plusieurs questions se posent quant au droit et aux modalités de paiement des rétributions, et ce, tant pour l’agence elle-même que pour ses courtiers. Rappelons qu’au moment où le permis d’une agence immobilière est suspendu ou révoqué, tous les permis des courtiers immobiliers, qui exercent leurs activités au sein de cette agence, sont suspendus. Le courtier immobilier qui se retrouve dans une telle situation n’est donc plus autorisé à exercer la profession et à effectuer des opérations de courtage, et ce, aussi longtemps qu’il n’aura pas réactivé son permis auprès d’une autre agence immobilière2. En ce qui a trait au paiement de la rétribution, voici les principes applicables.
Rétribution payable à l’agence immobilière
L’article 35 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité stipule que le courtier qui agit pour une agence doit, lorsqu’il reçoit une rétribution dans le cadre d’une transaction, verser celle-ci sans délai à l’agence pour laquelle il exerce ses activités. Conséquemment, le courtier travaillant pour une agence ne peut demander à être rétribué directement par le notaire au moment de la signature de l’acte de vente. Le notaire doit respecter la clause 11.4 de la promesse d’achat obligatoire, laquelle porte sur le paiement de la rétribution à l’agence immobilière, et ce, même si le permis de l’agence n’est plus en vigueur au moment de la signature de l’acte de vente. Le notaire doit donc effectuer le paiement au nom de l’agence immobilière identifiée à la promesse d’achat et ne peut en aucun temps rétribuer directement un courtier immobilier agissant pour une agence qui lui en ferait la demande.
Le permis de l’agence du courtier du vendeur est suspendu ou révoqué
Pour chaque transaction notariée, le notaire paiera la rétribution à l’agence immobilière après la signature et la publication de l’acte de vente. Pour les transactions qui, suivant la clause 4.3 de la promesse d’achat, ont fait l’objet d’un acompte qui a été déposé au compte en fidéicommis de l’agence, les acomptes devront être transférés au notaire instrumentant qui le requiert avant la signature de l’acte de vente. Aussi, l’agence ayant perçu l’acompte ne peut en aucun temps se rétribuer à même les sommes détenues dans son compte en fidéicommis avant la publication de l’acte de vente. À la suite de la signature de l’acte de vente et après avoir reçu du notaire le paiement de sa rétribution ou la confirmation de la publication de l’acte de vente, l’agence immobilière pourra, à son tour, rétribuer ses « anciens » courtiers, sous réserve des contrats de travail la liant à ceux-ci.
Le permis de l’agence du courtier de l’acheteur est suspendu ou révoqué
Comme pour toute autre transaction, le notaire versera la rétribution à l’agence du courtier du vendeur qui pourra par la suite transmettre à l’agence du courtier de l’acheteur le paiement de sa rétribution après la signature de l’acte de vente. Par ailleurs, le notaire pourrait effectuer le partage de la rétribution et verser directement cette rétribution à l’agence du courtier de l’acheteur si le courtier du vendeur identifié à la promesse d’achat lui en a donné l’instruction par écrit. L’agence du courtier de l’acheteur pourra par la suite rétribuer ses « anciens » courtiers, sous réserve des contrats de travail la liant à ceux-ci.
Un fait demeure, l’agence immobilière dont le permis est suspendu ou révoqué a droit à sa rétribution pour les opérations de courtage effectuées alors que son permis était valide. Les modalités de paiement ne changent en rien pour le notaire instrumentant. Toute personne ayant des doutes sur l’état du permis d’une agence immobilière au moment où une opération de courtage a été effectuée peut vérifier l’historique du permis auprès de l’OACIQ. Le même principe s’applique aux courtiers immobiliers qui étaient à l’emploi d’une agence dont le permis a été suspendu. Ceux-ci ont droit à leur rétribution par le biais de leur ancienne agence même si le permis de l’agence est suspendu ou révoqué. Ils ne peuvent en aucun temps exiger du notaire d’être rétribués directement. Si un litige survenait entre les courtiers immobiliers et leur ancienne agence, ceux-ci devraient s’en remettre aux tribunaux civils pour faire valoir leurs droits.
2 Voir l’article : La suspension ou la révocation d'un permis prohibe le droit de pratique de son titulaire
