11. Obligation de supervision de l’agence et de son dirigeant

Le titulaire de permis d’agence ainsi que son dirigeant veillent à la discipline des titulaires de permis de courtier qui le représentent et s’assurent que ceux-ci agissent conformément à la loi.

Ainsi, ils doivent veiller au respect des exigences applicables à la délivrance et au maintien du permis des courtiers, et ce, jusqu’à la cessation de leurs activités au sein de l’agence par la mise en place des mesures suivantes :

• Analyser les pratiques et les activités afin de déterminer celles qui sont susceptibles d’être non conformes;
• Établir des balises et des normes claires afin d’éviter, notamment, que des actes de courtage soient effectués par des personnes n’ayant pas un permis valide. Ces balises et ces normes doivent être fréquemment réévaluées;
• Veiller à ce que les pratiques et les activités soient conformes aux balises et aux normes établies.

Le titulaire de permis d’agence et son dirigeant doivent élaborer, mettre en place et appliquer des politiques et des procédures relatives à la délivrance et au maintien de permis ainsi qu’à la cessation des activités des courtiers de l’agence. Ces politiques et ces procédures doivent comporter les éléments suivants :

• Un processus de supervision adéquat et continue pour les éléments suivants :
  • Achèvement du programme de formation continue obligatoire par les courtiers et mise à jour annuelle de leurs renseignements personnels et de leur photo auprès de l’OACIQ.
  • Respect par les courtiers du champ de pratique pour lequel un permis leur a été délivré.
  • Respect des conditions ou des restrictions imposées au permis du courtier à la suite d’une décision du Comité de délivrance et de maintien de permis (CDMP).
  • Respect de l’engagement du courtier à suivre une ou plusieurs formations.
  • Respect des exigences relatives à l’exercice des activités au sein d’une société par actions.
• Une procédure prévoyant toutes les étapes à suivre lorsqu’un courtier joint l’agence ou cesse d’agir pour celle-ci.
• Des mécanismes de contrôle interne afin d’assurer le respect des politiques et des procédures prenant, par exemple, la forme d’examens (aléatoires ou fondés sur le risque) des dossiers clients et des pratiques des titulaires de permis, notamment lors d’une suspension de permis :
  • Le retrait de toute publicité;
  • La cessation de toute activité de courtage;
  • La désignation d’un remplaçant ou la résiliation du contrat.