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1. Identification des parties

Tout contrat par lequel un courtier ou une agence s’engage à agir comme intermédiaire à l’égard d’un immeuble doit comprendre les coordonnées des parties à la transaction à la section 1. Identification des parties, et ce, afin que ces dernières aient l’information nécessaire pour permettre à chacune de joindre l’autre en cas de besoin.

Il s’agit minimalement :

du nom complet des personnes;
de leurs adresses incluant le code postal;
de leurs numéros de téléphone.

Il peut aussi s’agir de l’adresse courriel, si ce mode de communication est utilisé par l’une ou l’autre des parties au contrat.

Identification de l’agence et du courtier

Dans le cas de l’agence ou du courtier, il faut cocher la case indiquant si la partie au contrat est une agence ou un courtier immobilier agissant à son compte. Si le courtier agit pour une agence, il doit inscrire le nom de l’agence tel qu’il figure sur son permis et ses coordonnées, c’est-à-dire l’adresse complète de l’établissement, le numéro de téléphone ainsi que l’adresse courriel. Le courtier qui agit pour une agence doit aussi inscrire son nom tel qu’il figure sur son permis et son numéro de permis. Il peut aussi inscrire son adresse courriel.

Si le courtier agit pour une agence et qu’il exerce ses activités au sein d’une société par actions, il doit le préciser en cochant la case prévue à cet effet et en identifiant le nom de la société en dessous. Le nom de cette société doit comprendre le nom du courtier ou le nom usuel tel qu’il apparaît sur son permis.

Tous les noms, les adresses et les numéros de permis qui sont inscrits au contrat pour identifier correctement l’agence et le courtier qui la représente, ou le courtier qui agit à son compte, doivent correspondre à l’information apparaissant sur le permis délivré par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ).

Notons que le terme « COURTIER » inscrit en lettres majuscules sur le formulaire obligatoire désigne le courtier qui agit à son compte. Le courtier qui agit pour une agence est plutôt désigné par des lettres minuscules. Cette nuance est importante, car elle permet, tout au long du contrat, de bien identifier qui est visé par une clause ou par une autre.

Identification et travail d’équipe

De plus en plus de courtiers s’unissent afin d’offrir leurs services sous la formule « Équipe ». On ne parle pas ici d’une simple co-inscription, mais bien d’une équipe structurée où chacun a un rôle à jouer. Bien que cette formule offre plusieurs avantages, tant à la clientèle qu’aux membres de l’équipe, elle nécessite une certaine vigilance afin que les courtiers impliqués respectent leurs obligations déontologiques. Voici un aperçu des meilleures pratiques à adopter dans ce contexte.

A. Conclusion du contrat de courtage

Dans la formule « Équipe », l’agence est représentée non pas par un seul courtier, mais par une équipe dans son ensemble, ce qui doit être expressément mentionné dans le contrat de courtage.

Voici des éléments importants à retenir :

Ce sont le nom de l’agence et l’adresse de l’établissement qui doivent être indiqués dans la première section du contrat de courtage « Identification des parties »;
Par ailleurs, dans la section « représenté par », le nom de l’équipe et le numéro de permis du représentant de l’agence et du chef d’équipe doivent être indiqués;
Dans la section « exerçant ses activités au sein de la société par actions suivante », il est nécessaire de cocher et d’indiquer le nom de la société par actions, le cas échéant;
À la rubrique « Signatures » du formulaire de contrat de courtage, le représentant de l’agence et chef d'équipe doit apposer sa signature électronique;
Comme solution de rechange, le chef d’équipe pourrait donner une procuration¹ aux autres membres de l’équipe afin qu’ils puissent le représenter pour la signature du contrat de courtage. Il est à noter cependant que les autres obligations et devoirs qui incombent à un chef d’équipe et aux membres de celle-ci en vertu de la réglementation ne sont ni diminués ni modifiés du fait d’une telle procuration; ils demeurent les mêmes.

PROCURATION – CONTRAT D’ÉQUIPE

Je, soussigné(e), ___________________________________________ [nom du représentant de l’agence et chef de l’ÉQUIPE], ___________________________________________ [adresse], désigne par le présent document ___________________________________________ [nom du titulaire de permis – membre de l’équipe], ____________________ [numéro du permis], ___________________________________________ [adresse], comme mon mandataire.

Je confie à mon mandataire le pouvoir de signer et de modifier les contrats de courtage immobiliers identifiés au nom de l’équipe ___________________________________________.

Je comprends que, malgré la signature de cette procuration, je demeure responsable de mes obligations et devoirs découlant de la Loi sur le courtage immobilier et de ses règlements. Les obligations et devoirs qui incombent aux autres membres de l’équipe ne sont aucunement modifiés ni diminués du fait de la présente procuration.

La présente procuration prend fin le ____________________ [JJ-MM-AAAA].

Signé à ___________________________________________ [ville], le_____________________ [JJ-MM-AAAA].

___________________________________________
[Nom du représentant de l’agence et chef de l’équipe]

____________________
[Numéro de permis]

¹ La procuration doit respecter les règles générales relatives au mandat du Code civil du Québec (art. 2130 et ss.). Le mandant peut révoquer sa procuration avant la date de fin qui y est indiquée. Il doit penser alors à en aviser les tiers et intervenants concernés pour éviter qu’ils continuent à traiter avec le mandataire (art. 2181 C.c.Q.). Vous pouvez utiliser le document suggéré par l’OACIQ ou votre propre modèle pourvu que toutes les informations essentielles s’y trouvent.

B. Obligation d’information envers le client : responsabilités respectives des membres de l’équipe

Le client faisant affaire avec une équipe doit savoir quelles responsabilités reviennent à chacun des membres. En effet, il est essentiel de s’assurer que le client comprend bien les particularités du fonctionnement de l’équipe avec laquelle il fera affaire, et ce, avant la signature du contrat de courtage.

Lorsqu’il communique avec plusieurs membres de l’équipe, le client peut se questionner à savoir quel membre il doit consulter pour de l’information ou des conseils. Il est donc primordial de bien clarifier dès le départ le rôle de chacun. La remise d’un dépliant ou d’un lien vers un site web décrivant les rôles et fonctions de chacun des membres de l’équipe est essentielle lors de la signature du contrat de courtage.

À titre d’exemple, voici certaines tâches pouvant être effectuées par l’un ou l’autre des membres de l’équipe :

Le premier échange avec le client;
L’estimation de la valeur marchande de l’immeuble;
La signature du contrat de courtage;
La prise des mesures et des photos;
Les visites et les comptes rendus;
La rédaction d’une promesse d’achat avec l’acheteur;
La négociation.

Il est d’autant plus important de bien informer le client lorsque ce dernier choisit de faire affaire avec une équipe en raison de l’identité d’un membre en particulier au sein de celle-ci (ex. : lien de parenté, ami, référence, etc.). En effet, le client doit être bien au fait des conséquences que pourrait entraîner le départ ou la cessation des activités de ce membre. En étant bien informé, cela contribue à éviter les imbroglios et mésententes possibles et à mieux comprendre les obligations respectives qui en découlent.

Comme le prévoit le Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité (c. C-73.2, r. 1), en cas de changement affectant l’agence ou le signataire du contrat (le chef d'équipe), le client doit en être formellement avisé par écrit². Ceci ne s’appliquerait pas si un membre de l’équipe, non-signataire du contrat de courtage, changeait d’agence ou de statut.

Rappelons que l’avis doit expressément indiquer :

le droit du client de continuer de faire affaire avec l’agence ou avec le chef d'équipe qui agit dorénavant à son compte ou pour le compte d’une nouvelle agence; ou
le droit du client de mettre fin au contrat de courtage.

² Conformément aux articles 24 et suivants du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité (c. C-73.2, r. 1).

C. Équipe – courtier du vendeur

Dans la formule « Équipe », c’est toute l’équipe qui représente le vendeur. Puisque le titulaire de permis représente la partie à laquelle il est lié par le contrat de courtage, si le nom d’un membre de l'équipe est identifié au contrat de courtage vente, dans un dépliant ou sur le site web promotionnel de cette équipe comme étant une personne-ressource pour le vendeur, ce membre ne peut évidemment pas agir à titre de courtier de l’acheteur pour l’immeuble visé.

Un membre de l’équipe peut-il alors rédiger une promesse d’achat pour l’acheteur? Oui, tout comme un courtier qui travaille seul. Il aura le même statut que le courtier d’un vendeur qui travaillerait avec un acheteur non représenté. Dans cette situation, la loi prévoit que le courtier a l’obligation d’informer l’acheteur qu’il ne le représente pas, qu’il représente plutôt le vendeur et qu’il lui accordera un traitement équitable. L’acheteur qui n’est pas lié par contrat de courtage reste libre de faire affaire avec le courtier de son choix en tout temps.

D. Obligations des membres de l’équipe

CONFIDENTIALITÉ — Qu’ils soient chargés de représenter le vendeur ou l’acheteur, les membres de l’équipe ont tous accès aux informations confidentielles et stratégiques concernant le client. Tous doivent respecter cette confidentialité.

MISE EN MARCHÉ — Rappelons que le courtier doit, lorsque son client désire avoir recours à un service de diffusion d’information concernant un immeuble, inscrire sans délai l’immeuble à ce service. Il est interdit de débuter la mise en marché de l’immeuble avant l’inscription au service de diffusion d’information, à moins d’instruction écrite contraire de la part du client³.

Dans le cas du contrat de courtage de vente, cela signifie que les membres de l’équipe devront donc attendre cette diffusion avant d’entreprendre des démarches auprès de leur clientèle d’acheteurs.

PARTAGE DE L'INFORMATION EN TEMPS RÉEL — La structure mise en place dans une équipe doit permettre, lorsque requis, que la même information soit diffusée sans délai à chacun de ses membres. Ceci, afin d’assurer une transmission uniforme tant aux membres de l’équipe qu’aux parties à la transaction.

Cette information doit être consignée dans les documents pertinents et conservée, comme requis, dans les dossiers, livres et registres de l’agence. Cette pratique permet d’éviter des erreurs. Prenons l’exemple d’une propriété à vendre pour laquelle, suivant l’inspection en bâtiment, un vice est découvert et ajouté au formulaire Déclarations du vendeur préalablement rempli. Si, dans l’intervalle, un autre membre de l’équipe rédige une promesse d’achat en utilisant la version antérieure du formulaire Déclarations du vendeur, le dossier ne sera pas conforme.

L’existence d’un « espace collaboratif » accessible à tous les membres de l’équipe peut s’avérer une solution intéressante puisqu’il permet d’avoir accès en temps réel aux nouvelles informations concernant une propriété. En outre, pour éviter tout problème, l’information doit être facilement accessible et relayée promptement aux autres membres de l’équipe, de même qu’au courtier de l’autre partie.

³ Art. 44 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité.

E. Obligations envers les collaborateurs – désigner une personne-contact

Une certaine confusion existe lorsque vient le temps de présenter une promesse d’achat sur l’inscription d’une équipe. Les courtiers se questionnent souvent à savoir quel membre de l’équipe ils doivent contacter. Le chef d’équipe? Celui dont le nom apparaît sur la fiche? Le courtier ayant confirmé la visite ou ouvert la porte?

La bonne pratique est d’indiquer le nom d’une personne-contact de l’équipe dans la publication sur le service de diffusion d’information. De cette façon, le courtier de l’acheteur sait exactement à qui adresser sa demande, qu’il s’agisse, par exemple, d’une demande de visite ou de la présentation d’une promesse d’achat.

Le rôle du dirigeant d’agence

Travailler en équipe peut se faire dans le cadre d’une agence. Dans un tel contexte, il est de la responsabilité du dirigeant d’agence d’encadrer cette pratique :

en renseignant les courtiers sur les impacts du travail en équipe;
en sensibilisant les membres de l’équipe aux conflits d’intérêts possibles;
en autorisant ou en limitant au besoin le travail en équipe.

À retenir : si le travail d’équipe est un modèle d’affaires intéressant pour plusieurs courtiers, il est primordial que les parties comprennent en tout temps qui représente qui. Ajoutons qu’une partie qui n’est pas représentée doit en être informée. L’ensemble des obligations déontologiques demeurent, et la jurisprudence a confirmé que le mode de fonctionnement de l’équipe ne peut être invoqué afin d’éviter une quelconque responsabilité. Autrement dit, les courtiers doivent bien choisir leurs partenaires, puisque les erreurs de ces derniers pourraient avoir une conséquence sur leur propre carrière.

Vérification d’identité

Le titulaire de permis doit vérifier et s’assurer de l’identité de la partie qu’il représente ainsi que de celle des autres parties à la transaction si ces dernières ne sont pas représentées par un titulaire de permis. Il s’agit d’une obligation en vertu de l’article 29 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité et de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT).

Le courtier doit noter au dossier les renseignements concernant l’identité de la partie qu’il représente et, lorsqu’il n’a pas été en mesure de la rencontrer en personne, y conserver les documents ayant permis la vérification de l’identité de cette dernière.

Vérification de la capacité juridique

Le courtier doit effectuer les vérifications d’usage au Registre foncier du Québec pour vérifier l’identité des propriétaires et s’assurer que les titres de la propriété sont à leur nom.

Pour en savoir plus : Ligne directrice – Prévention du blanchiment d’argent et de la fraude immobilière – 6. Vérifier l’identité et la capacité juridique de la partie représentée et de son représentant et Formation – Identification et vérification d’identité : savoir à qui on a affaire!

Dernière mise à jour : 18 mai 2023

Numéro de référence : 264955